Private Internetnutzung am Arbeitsplatz, überzogene Pausenzeiten oder Arbeitsverweigerung: dem Arbeitsvertrag verletzen, sehen viele Unternehmer Rot. In solchen Momenten steht schnell das Wort „Abmahnung“ im Raum. Doch welches Fehlverhalten rechtfertigt die Rüge? Und wie lässt sich die Maßnahme umsetzen? Erfahren Sie hier, wie Sie als Arbeitgeber eine Abmahnung richtig schreiben und was es dabei zu beachten gibt.
Wann ist eine Abmahnung sinnvoll?
Wenn einzelne Mitarbeiter durch regelmäßiges Fehlverhalten auffallen, gefährdet dies meist nicht nur die persönliche Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Nicht selten bringen Beschäftigte, die sich über die gemeinsamen Werte und Regeln im Unternehmen hinwegsetzen, das gesamte Betriebsklima ins Wanken.
Denn regelmäßiges Zuspätkommen und andere „Kavaliersdelikte“ bedeuten nicht nur finanzielle Einbußen für das Unternehmen. Bei pflichtbewussten Kollegen führen sie schnell zu Unmut und können damit die Produktivität des Betriebs nachhaltig belasten. Je nach Schwere der Zuwiderhandlungen haben Vorgesetzte deshalb laut Arbeitsrecht die Möglichkeit, mit einer Ermahnung oder Abmahnung disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen.
Abmahnung folgt auf Ermahnung
Doch bei der Umsetzung dieser Mittel sind sowohl Fingerspitzengefühl als auch Präzision gefragt. Denn rechtliche Drohgebärden wie die Abmahnung beeinflussen das Arbeitsklima meist nachhaltig und können das Vertrauensverhältnis zum betreffenden Angestellten unwiederbringlich zerstören.
Auch wenn Sie angesichts des Sachverhalts als Vorgesetzter vielleicht aufgebracht sind: Setzen Sie in jedem Gespräch auf Sachlichkeit und Fairness. Denn eine offene Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern kann die Position einer Führungskraft nachhaltig stärken – und das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem unter Umständen sogar positiv beeinflussen.
Was ist bei einer Abmahnung wichtig?
Zeigt sich der Arbeitnehmer jedoch uneinsichtig, ist eine offizielle Rüge teilweise unvermeidbar. Auch schwerere Fälle wie ausdrückliche Arbeitsverweigerung sollten umgehend mit einer Abmahnung geahndet werden. Damit das Dokument auch rechtlich wirksam ist, müssen Arbeitgeber nicht nur die Abmahnung richtig schreiben – auch die äußeren Umstände, beispielsweise die korrekte Zustellung, sind dabei zu beachten.
Bei unbelehrbaren Mitarbeitern folgt der Abmahnung außerdem nicht selten die Kündigung. Gerade vor diesem Hintergrund sollten sich Vorgesetzte vor Ergreifen dieser Maßnahme deshalb objektiv fragen:
- Sind die Abmahnung und deren Anlass der verhältnismäßig?
- Wurde der Mitarbeiter angehört und hatte er Gelegenheit, sich umfassend zu äußern?
- Sind die Beweise für das abzumahnende Verhalten stichhaltig und gesichert (notfalls auch vor Gericht)?
Fällt nach Abwägung dieser Faktoren die Entscheidung zur Abmahnung, gilt es auch bei der Umsetzung einen klaren Kopf zu bewahren. Ob als Arbeitgeber oder Führungskraft: Gehen Sie das Thema mit besonderer Sorgfalt an und behalten Sie die möglichen Konsequenzen des Falls immer im Blick.
Abmahnung vom Arbeitgeber: Muster und Beispiele
Wenn Sie sich als Arbeitgeber dazu entscheiden, eine Abmahnung zu schreiben, sollten Sie strategisch vorgehen – denn das Dokument kann bei einem möglichen Kündigungsschutzverfahren vor Gericht als Beweismittel gelten. Aus diesem Grund spielen nicht nur der Inhalt der Abmahnung, sondern auch deren Übermittlung eine wichtige Rolle.
Wie muss eine Abmahnung erfolgen?
Abmahnungen sind grundsätzlich nicht formgebunden. Bei digitaler oder mündlicher Übermittlung kann es im Zweifelsfall aber schwierig sein, den Empfang zu belegen. Deshalb sollten sie bei Abmahnungen immer die Schriftform wählen.
Mit einer schriftlichen Abmahnung können Sie später einwandfrei nachweisen, welche Abmahnungsgründe Sie wann konkret angeführt haben. Für einen eventuellen Kündigungsschutzprozess sind diese Details entscheidend. Bei konzeptionellen Fehlern oder Zweifeln an der Übergabe kann der Fall vor dem Arbeitsgericht zu Ungunsten des Arbeitgebers ausfallen. Um dies zu verhindern, sollten Sie die schriftliche Abmahnung professionell vorbereiten.
Muster und Checkliste: Diese Informationen gehören ins Abmahnungsschreiben
Auch wenn im Arbeitsrecht formal keine konkreten Anforderungen festgehalten sind, birgt die Abmahnung zahlreiche Fallstricke für Arbeitgeber. Denn wenn im Abmahnungsschreiben wichtige Informationen fehlen, – zum Beispiel der konkrete Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer das abgemahnte Verhalten gezeigt hat – kann unter Umständen die gesamte Abmahnung unwirksam sein.
Damit Ihnen nichts entgeht, finden Sie alle wichtigen Angaben für die Abmahnung als Arbeitgeber in dieser Muster-Checkliste:
- Ort und Datum
- Name und Personalnummer des Abgemahnten
- genauer Zeitpunkt des Fehlverhaltens (mit Datum, Uhrzeit und Ort)
- detaillierte Schilderung der Verfehlung
- ggf. Nennung von Zeugen des Vorfalls
- konkreter Hinweis auf die verletzten Pflichten in Gegenüberstellung zum Idealzustand
- Aufforderung, die Bestimmungen des Arbeitsvertrages künftig einzuhalten
- rechtliche Konsequenzen im Wiederholungsfall
- Hinweis auf Ablage der Abmahnung in der Personalakte
- Datum und Unterschrift des Arbeitgebers
- Platz für die Unterschrift des Arbeitnehmers
Eine genaue Recherche des abgemahnten Verhaltens und der konkreten Umstände des Sachverhalts sind extrem wichtig. Die Abmahnung darf also keinesfalls nur auf Vermutungen beruhen. Nur wenn Sie stichhaltige Beweise für die Verfehlung des Arbeitnehmers vorweisen können, ist sie im gegebenen Fall später als Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung nutzbar. Lässt sich die Verfehlung dagegen nicht sicher darlegen, steht das Arbeitsrecht meist auf Seiten des Arbeitnehmers.
Abmahnung richtig formulieren: Beispiele und Hinweise
Damit die Abmahnung auch einer möglichen Klage vor Gericht standhält, sollen Arbeitgeber besonders viel Wert auf eine klare und detaillierte Formulierung des Abmahnungsschreibens legen. Bei der Erstellung ist deshalb auf eine klare und verständliche Sprache zu achten. Aus der Abmahnung muss unmissverständlich hervorgehen, welches Verhalten der Arbeitnehmer in Zukunft unterlassen soll.
Wählen Sie darum bereits in der Einleitung klare Worte – zum Beispiel so:
Sehr geehrter Herr Mustermann,
da Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, müssen wir Sie hiermit abmahnen. Die Pflichtverletzung entstand dabei durch folgendes Verhalten: […]
Die anschließende Beschreibung des Sachverhalts sollte möglichst ausführlich und vor allem wahrheitsgetreu erfolgen. Alles, was Sie dem Arbeitnehmer in der Abmahnung vorwerfen, muss tatsächlich nachweisbar sein. Da der Mitarbeiter im Ernstfall wahrscheinlich einen Anwalt zurate zieht, sollten Sie ungenaue Formulierungen und ausweichende Floskeln unbedingt vermeiden. Beschreiben Sie die Situation stattdessen klar nachvollziehbar und belegen Sie Ihre Vorwürfe mit Zeugen oder anderen Beweisen.
Zur Orientierung hier einige Beispiele zur Formulierung einer Abmahnung:
| Falsch, da unkonkret | Richtig, da zielorientiert |
| „Wegen des Ihnen bekannten Fehlverhaltens müssen wir Sie rügen.“ | „Sie haben am … um … Uhr Ihren Arbeitskollegen Herrn … als ‚faule Sau’ bezeichnet und damit beleidigt.“ |
| „Sie waren in letzter Zeit immer häufiger unpünktlich.“ | „Sie sind an folgenden Tagen statt um 08:00 Uhr verspätet und unentschuldigt zur Arbeit erschienen: Datum: … , Erschienen um: … Uhr, Verspätung: … Minuten.Die entsprechenden Arbeitszeitnachweise haben wir in Kopie beigefügt.“ |
| „In letzter Zeit waren Sie bei der Arbeit öfter angetrunken.“ | „Sie sind am … um … Uhr und am … um … Uhr, also jeweils nach der Mittagspause, alkoholisiert am Arbeitsplatz erschienen. Den Geruch einer Alkoholfahne können folgende Arbeitskollegen bestätigen: …“ |
In der Regel stellen die Vorwürfe einer Abmahnung einen Kündigungsgrund dar. Stellen Sie dies klar, indem Sie auf rechtliche Konsequenzen im Wiederholungsfall verweisen und die Ablage in der Personalakte erwähnen.
Muster: Abmahnung als Arbeitgeber schreiben
Als Orientierung können Sie für Ihre Abmahnung als Arbeitgeber dieses Muster verwenden.
Wichtig: Vergessen Sie dabei nicht, das Dokument zu unterschreiben – denn ohne Unterschrift ist die Abmahnung unwirksam.
Wann ist eine Abmahnung gerechtfertigt?
Eine Abmahnung kann viele Gründe haben. Entscheidend ist, dass Ihr Mitarbeiter schuldhaft gegen seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat. Hierzu gehören zum Beispiel bewusste Störungen des Betriebs oder Arbeitszeitvergehen.
Des Weiteren können auch die folgenden arbeitsrechtlichen Verstöße gegen arbeitsvertragliche Pflichten eine Abmahnung rechtfertigen:
- Arbeitsverweigerung oder vorsätzlich langsames Arbeiten
- bewusst fehlerhafte oder nachlässige Arbeit (= mangelhafte Arbeitsleistung)
- Verweigerung rechtlich zulässiger Überstunden ohne konkret nachvollziehbaren Grund
- Privattätigkeiten während der Arbeitszeit
- unentschuldigtes Fehlen
- Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei Arbeitsunfähigkeit
- häufiges Zuspätkommen
- bei Auszubildenden: Unzureichende oder fehlende Pflege des Berichtshefts
In ähnlicher Weise können Pflichtverletzungen im betrieblichen Bereich mit einer Abmahnung geahndet werden. Vor allem die sogenannte „Störung des Betriebsfriedens“ wie sie zum Beispiel durch extreme politische Meinungsäußerungen oder Mobbing entsteht, ist dabei relevant.
Verstößt ein Mitarbeitergegen allgemeingültige Regeln der Firma, beispielsweise gegen eine betriebliche Ordnung, ist eine Abmahnung ebenfalls eine mögliche Reaktion. Dazu gehören beispielsweise:
- Verstoß gegen das Alkoholverbot
- Missachtung der Autorität von Vorgesetzten
- Verstoß gegen das Verbot privater Internetnutzung
- parteipolitische Tätigkeiten während der Arbeitszeit
- Verstoß gegen das Rauchverbot
Wann das Fehlverhalten des Arbeitnehmers dabei stattgefunden hat, ist streng genommen irrelevant – denn eine Abmahnung unterliegt keinen gesetzlichen Fristen. Es ist jedoch sinnvoll, eine gerechtfertigte Abmahnung so schnell wie möglich auszusprechen. Erfolgreiche Unternehmen ergreifen ihre Maßnahmen im Idealfall bereits in der Kalenderwoche des Vorfalls, beziehungsweise innerhalb von 5 Arbeitstagen.
Die Abmahnung im Arbeitsrecht: Funktionen und rechtliche Hintergründe
Da die Abmahnung nicht nur ein innerbetriebliches Sanktionsmittel, sondern möglicherweise auch die Grundlage für eine außerordentliche Kündigung nach § 314 BGB darstellen kann, muss sie aus rechtlicher Perspektive drei wichtige Funktionen erfüllen:
- Hinweis– und Rügefunktion: Der Abmahner muss dem Arbeitnehmer die gerügte Vertragsverletzung und die Abmahnungsgründe auf eine verständliche Art darlegen. Die Pflichtverletzung ist dem arbeitsvertraglich vorgesehenen Idealzustand gegenüberzustellen.
- Beweissicherungs- und Dokumentarfunktion: Unter Umständen dient die Abmahnung bei einer eventuellen Kündigungsschutzklage als Beweismittel. Deshalb ist eine unmissverständliche Dokumentation des Sachverhalts mit der Nennung eventueller Zeugen essenziell.
- Warnfunktion: Die Abmahnung muss einen eindeutigen Hinweis auf die möglichen Folgen im Wiederholungsfall enthalten. Dies kommt in der Regel durch die Androhung rechtlicher Konsequenzen zum Ausdruck.
Kommt es nach der Abmahnung zu einem wiederholten Fehlverhalten des Arbeitnehmers, kann das Unternehmen eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht ziehen.
In diesem Fall sind grundsätzlich die gesetzlichen Kündigungsfristen eines Arbeitsverhältnisses und die Vorgaben des Kündigungsschutzgesetzes zu beachten. Die Hürden für eine verhaltensbedingte oder außerordentliche Kündigung sind hoch. Aus diesem Grund sollten Arbeitgeber vor der Aushändigung eines Kündigungsschreibens im Detail abwägen, ob die Maßnahme auch bei einer Kündigungsschutzklage vor Gericht Bestand hat. Hierfür sollten Sie einen Anwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen, der die Kündigung des Arbeitsverhältnisses aus rechtlicher Sicht überwacht.
Wie können Beschäftigte auf eine Abmahnung reagieren?
Angestellte haben bei einer Abmahnung umfangreiche Rechte: Sie können z. B. ein Gespräch verlangen und einen Arbeitnehmervertreter ihres Vertrauens zur Anhörung hinzuziehen. Außerdem können sie Klage beim zuständigen Arbeitsgericht einreichen.
Gibt es keine individuelle Betriebsvereinbarung (BV) zu diesem Sachverhalt, hat der Personal- oder Betriebsrat bei Abmahnungen grundsätzlich kein Mitbestimmungs- oder Informationsrecht. Vor einer eventuellen Kündigung ist der Betriebsrat allerdings anzuhören. Bei schwerbehinderten Beschäftigten muss zusätzlich die Schwerbehindertenvertretung in den Prozess einbezogen werden.
Konkret haben Arbeitnehmer nach erfolgreicher Übermittlung einer Abmahnung folgende Optionen:
- Sie haben einen Rechtsanspruch auf Gegendarstellung und können diese ebenso in der Personalakte ablegen lassen. Auf deren Inhalte müssen Arbeitgeber aber nicht reagieren.
- Sie können beim Betriebsrat oder beim nächsthöheren Vorgesetzten eine Beschwerde wegen ungerechter Behandlung einreichen.
- Sie haben die Möglichkeit, die Löschung der Abmahnung aus der Personalakte zu fordern. Arbeitgeber müssen diesem Wunsch allerdings nicht nachkommen, solange die Abmahnung nicht ungerechtfertigt erfolgt ist. Ist die Sachlage unklar, folgt meist der nächste Schritt:
- Sie können vor dem zuständigen Arbeitsgericht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte klagen.
Auch deshalb sollten Arbeitgeber, die eine Abmahnung schreiben, immer die eventuelle Beweis- und Dokumentationsfunktion im Hinterkopf behalten. Denn auch ohne Kündigung kann die Genauigkeit der Angaben über den Ausgang einer gerichtlichen Klage entscheiden.
Fazit: Abmahnungen schreiben erfordert Vorbereitung
Wenn Arbeitnehmer durch ungebührliches Verhalten am Arbeitsplatz auffallen oder ihre vertraglichen Pflichten verletzen, müssen Arbeitgeber und Führungskräfte Konsequenzen ziehen. Dabei lassen sich kleine Fehler im Verhalten häufig bereits mit einer mündlichen Ermahnung korrigieren. Bleiben solche Hinweise mit Warnfunktion jedoch unwirksam, ist eine Abmahnung oft unvermeidlich.
Eine professionelle Vorarbeit, die schriftliche Dokumentation des Falls und die Abwägung aller möglichen Konsequenzen sind für Arbeitgeber dabei ein Muss. Denn im Wiederholungsfall kann die schriftliche Ermahnung eine verhaltensbedingte außerordentliche Kündigung bedeuten – und vor dem Arbeitsgericht als Beweismittel dienen. Beachten Sie jedoch alle rechtlichen Anforderungen und Voraussetzungen, ist die Abmahnung ein probates Mittel, um den Frieden am Arbeitsplatz wiederherzustellen.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Abmahnung
Nein – der Ausspruch einer Abmahnung soll den Arbeitnehmer auf fehlerhaftes Verhalten hinweisen. Wiederholen sich die Pflichtverstöße, kann der Fall unter bestimmten Voraussetzungen aber später ein Kündigungsgrund sein.
Der Ausspruch einer schriftlichen Abmahnung wird in der Personalakte vermerkt und kann als „Gelbe Karte“ mit Warnfunktion verstanden werden. Korrigiert der Mitarbeiter sein Verhalten nicht umgehend, droht die Kündigung.
