Projektmanagement: Phasen, Methoden und Erfolgsfaktoren

Der technische Wandel und die fortschreitende Digitalisierung machen es immer wichtiger, dass sich Unternehmen nachhaltig ausrichten. Eine Möglichkeit für Unternehmen auf die teilweise disruptiven Veränderungen und Anforderungen zu reagieren, liegt im Projektmanagement. Welche Optionen es dabei gibt und welche Faktoren erfolgreiches Projektmanagement bestimmen, lesen Sie hier.

Was versteht man unter Projektmanagement?

Um zu verstehen, was ein Projekt ist und welche Aufgaben auf die Mitarbeiter im Projektmanagement warten, sollte man zunächst wissen, was ein Projekt ist. Orientieren kann man sich dabei an der DIN 69901, die eine Definition von Projekt gibt:

Projekte sind danach „Vorhaben, die im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet sind, z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.“

Ein Projekt wird also von den Entscheidern im Unternehmen genehmigt und von einem Projektteam (oder auch nur einem einzelnen Mitarbeiter) ausgeführt. Während des Projektes soll das Team es schaffen, das Projektziel umzusetzen. Das Projekt gilt als erfolgreich abgeschlossen, wenn das ursprüngliche Ziel erreicht ist – und zwar idealerweise innerhalb der vorgegebenen Zeit und ohne den vorher gesetzten Kostenrahmen zu überschreiten. 

Im Projektmanagement geht es darum die Kontrolle über die Kosten zu behalten die vorgegebene Zeit einzuhalten. Die Ziele des Projektes sollten vorab so festgelegt werden, dass es nicht zu Problemen kommt.

Die einzelnen Bestandteile im Projektmanagement

Zusammengefasst besteht Projektmanagement aus:

• Organisation
• Aufgaben
• Techniken
• Mittel

Diese Dinge sollen dazu beitragen, dass das Projekt insgesamt erfolgreich verlaufen kann.

Zur Projektorganisation gehören zum Beispiel die möglichst konkrete Beschreibung von Prozessen und Abläufen. So will man sicherstellen, dass das Projekt auch dann weitergeführt werden kann, wenn ein anderer Mitarbeiter das Projektmanagement übernimmt.

Im Bereich der Aufgaben geht es zum Beispiel um Rollenbeschreibungen: Wer übernimmt die Aufgaben des Projektleiters, wer das Kostenmanagement und welche weiteren Funktionen oder Rollen müssen innerhalb des Projekts vergeben werden?

Im Hinblick auf die Techniken legt man fest, welche Methoden angewandt werden, um das Projekt zu bearbeiten. Unterschiedliche Methoden stehen dabei zur Auswahl. Weiter unten gehen wir ausführlich auf ausgewählte Projektmanagement-Methoden ein. 

Mit Mitteln sind im Projektmanagement zum Beispiel Vorlagen für Berichte gemeint, die die beteiligten Mitarbeiter des Projektteams verwenden können. Wenn sie einen standardisierten Bogen oder eine Vorlage nutzen, können andere Personen 

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Häufig wendet man sich in der Projektarbeit zunächst dem sogenannten magischen Dreieck im Projektmanagement zu. Diese sind:

1. Umfang
2. Zeit
3. Kosten

Die Projektphasen: Was ist der Ablauf im Projektmanagement?

Projekte laufen in der Regel in verschiedenen Phasen ab. Aufgrund der ähnlichen Struktur, konnte man Methoden erarbeiten, um das Management des Projekts zu erleichtern. Die Phasen eines Projektes sind:

Projektphasen	Aufgaben
Start	In dieser Phase klären die verantwortlichen oder beteiligten Personen zunächst die Grundlagen: Welche Aufgaben sollen im Projekt erledigt werden, wie viel Geld steht zur Verfügung, um die Aufgaben zu erledigen, wie viel Zeit haben die beteiligten Personen, um zu Ergebnissen zu kommen und wie groß schätzen sie den Aufwand ein? Grundsätzlich sollte man viel Zeit in diese erste Phase investieren. Vor allem die Zielsetzung muss allen Projektbeteiligten klar sein. Denn nur wenn jede Person weiß, worauf sie hinarbeiten muss, kann das gesamte Projekt ein Erfolg werden.
Planung	Der für das Projektmanagement zuständige Mitarbeiter verteilt in der nächsten Phase die Aufgaben. Jedem Mitarbeiter werden konkrete Ziele vorgegeben. Außerdem wird ein Zeitrahmen gesteckt, innerhalb dessen bestimmte Meilensteine erreicht werden sollen.
Durchführung	In der nächsten Phase des Projektmanagements geht es darum, die geplanten Abläufe durchzusetzen. Dazu stellt der Projektmanager sicher, dass jeder Mitarbeiter seine Aufgaben übernimmt und alle anvisierten Maßnahmen durchgeführt werden.
Steuerung	Im Management des Projekts kann man Steuerung auch mit Controlling umschreiben. Denn genau darum geht es nun. Der Controller überwacht die einzelnen Schritte und behält den Überblick über das Projekt. Einen ersten Eindruck gibt dabei ein kurzer Soll-Ist-Vergleich. Zeigen sich hier Abweichungen, ist es vermutlich Zeit für gegensteuernde Maßnahmen.
Abschluss	Die letzte Phase des Projektmanagements besteht darin, das gesamte Projekt zu evaluieren: Was ist gut gelaufen, wo gibt es Verbesserungspotenzial und welche Schritte kann man für das nächste Projekt unverändert beibehalten. Damit lernt man nicht nur aus dem gerade abgeschlossenen Projekt, sondern sammelt wertvolle Erfahrungen, um die kommenden Projekte besser oder schneller abzuschließen.

Projektmanagement-Methoden: Diese Herangehensweisen gibt es

Um die Anforderungen, die das Projekt an die beteiligten Personen stellt, zu meistern, sind unterschiedliche Methoden denkbar. Unter anderem die folgenden Tools werden häufig im Management von Projekten genutzt:

Projektstrukturplan

Im Strukturplan werden die einzelnen Punkte des Projekts übersichtlich gelistet. Dazu wird das gesamte Projekt in verschiedene, kleinere Aufgaben zerlegt. Auch diese Aufgaben werden noch einmal untergliedert und klar definiert. Jeder Beteiligte bekommt so einen Überblick darüber, was er bis wann zu erledigen hat. Das Ende eines Teilprojekts ist in der Regel ein Meilenstein – also das klar definierte erwartete Ergebnis. 

Meilensteinplan

Die Meilensteine an sich eignen sich ebenfalls für die Gliederung des gesamten Projektmanagements. Der Vorteil bei diesem Vorgehen: Das gesamte Projekt wird übersichtlicher und weniger komplex. Das hat auch einen Einfluss auf die Motivation der Projektbeteiligten. Denn so erscheinen vor allem große und sehr umfangreiche Projekte nicht ganz so unüberwindbar. Wer sich von einer kleineren Aufgabe zur nächsten kleineren Aufgabe vorarbeiten kann, kann öfter kleinere Erfolge feiern. Nämlich immer dann, wenn ein Meilenstein abgeschlossen ist. Und genau das motiviert Mitarbeiter.

Übrigens: Das Symbol für einen Meilenstein ist die rote Raute.

Wasserfallmethode im Projektmanagement

Vergleichbar mit dem Strukturplan ist die Wasserfallmethode im Projektmanagement. Auch hierbei wird das gesamte Projekt in mehrere kleine Teile oder Stufen aufgeteilt. Allerdings ist bei der Wasserfallmethode der Ablauf mit vorgegeben. Während im Projektstrukturplan die unterschiedlichen Schritte theoretisch gleichzeitig ablaufen könnten, geht das bei der Wasserfallmethode nicht mehr so einfach. Denn die Schritte bauen aufeinander auf und hängen damit voneinander ab. Der nächste Schritt kann erst angegangen werden, wenn der vorhergehende abgeschlossen ist. 

Gantt-Chart

Mit diesem Projektmanagement-Tool hat man die zeitlichen Dimensionen gut im Überblick. Im Gegensatz zu den beiden weiter oben beschriebenen Methoden liegt bei dem Gantt-Chart oder Gantt-Diagramm der Fokus auf der Zeitachse. Bei dieser Projektmanagement-Methode arbeitet man mit einem Balkendiagramm. Damit lässt sich auf der Zeitachse darstellen, wie viel zeitliche Ressourcen bisher bereits für eine bestimmte Aktivität verwendet wurden. Der Vorteil: Der Projektmanager oder die Stakeholder können damit schnell erkennen, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten verbraucht wurde, wie der aktuelle Stand im Projekt ist und an welcher Stelle ein zeitlicher Puffer etabliert werden sollte. 

Scrum und Kanban

Scrum und Kanban gehören zu den Methoden des agilen Arbeitens und werden nicht nur im Projektmanagement genutzt. Zusammen mit Design Thinking, Crowdworking und New Work bilden sie die Bausteine der neuen, digitalen Art des Arbeitens ab und werden in Zukunft vermutlich noch wichtiger werden. Im Projektmanagement werden die beiden Methoden zum Beispiel folgendermaßen eingesetzt. 

1. Scrum im Projektmanagement: Verwendet man Scrum für sein Projektmanagement setzt sich das Projektteam aus unterschiedlichen Rollen zusammen, die von dem Projektmanager koordiniert werden müssen. Der Vorteil dieses interdisziplinären Teams: Verschiedene Fähigkeiten und Kompetenzen können so am besten in das gesamte Projekt eingebracht werden. Die Rollen, die im Projektmanagement mit Scrum zu vergeben sind, sind: Projekt Owner, Scrum-Master und das Entwicklungsteam. Wichtig dabei: Die verschiedenen Rollen und damit die Aufgaben bauen hierarchisch aufeinander auf und werden in sogenannten Sprints bearbeitet. Ein Sprint dauert dabei maximal vier Wochen. Täglich treffen sich alle Projektbeteiligten, um den aktuellen Fortschritt im Projekt zu besprechen und sich das gemeinsame Commitment, das Ziel des Projekts, vor Augen zu führen. 
2. Kanban im Projektmanagement: Bei dieser Methode arbeitet man mit Visualisierungen, um den Projektfortschritt darzustellen. Das Tool, um die Vorgaben und den Fortschritt deutlich zu machen ist das sogenannte Kanban-Board. Dieses Board enthält späten für Aufgaben, die noch erledigt werden müssen (To Do), Aufgaben, die aktuell bearbeitet werden (in Arbeit), Ergebnisse, die überprüft werden (Test) und bereits erledigte Projektaufgaben oder -schritte (Fertig). Kanban wird nicht nur im Projektmanagement, sondern auch in vielen anderen Zusammenhängen genutzt und ist eine Methode, die den individuellen Arbeitsalltag jedes einzelnen Mitarbeiters optimieren kann. 

Wie groß ist das Team beim Projektmanagement und welche Aufgaben haben die Mitarbeiter?

Unternehmen sind nur so erfolgreich wie ihre Mitarbeiter – dieses Bonmot trifft ohne weiteres auch auf das Projektmanagement zu. Aus diesem Grund ist es die Aufgabe des Projektmanagers, das passende Team für das Vorhaben zusammenzustellen. Wie gelingt das?

In der Regel bieten sich kleinere Gruppe von fünf bis sieben Personen an. Der Projektmanager sollte bei der Auswahl seines Teams darauf achten, dass die einzelnen Mitarbeiter die erforderliche Methodenkompetenz besitzen. Sie sollten also wissen, was zu einem erfolgreichen Projekt dazugehört und im Idealfall bereits verschiedene Projektmanagement-Methoden angewendet haben.

Im nächsten Schritt muss der Projektmanager jedem Teammitglied eine ganz bestimmte Rolle zuweisen. Das hat den Vorteil, dass damit nicht nur die Aufgaben klar verteilt werden können, sondern auch das Reporting und Controlling des gesamten Projekts vereinfacht wird. 

Die Rollen im Projektmanagement

Schaut man sich den Ablauf eines Projekts an, gibt es also unterschiedliche Rollen, die zu besetzen oder bereits vergeben sind. Die internen Rollen, also die Aufgaben der einzelnen Teammitglieder, werden häufig zu Beginn des Projekts neu verteilt. Interne Rollen im Projektmanagement sind:

1. Projektleiter: Der Leiter des Projekts ist gewissermaßen der Vorsitzende des Projektteams. Er kümmert sich darum, dass alle Beteiligen Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Außerdem gehört es in sein Aufgabengebiet, dass er die Kosten kalkuliert und die Ressourcenplanung übernimmt. Auch die Koordination innerhalb des Teams und den Zusammenhalt aller Mitarbeiter soll er fördern. Projektleiter müssen daher nicht nur fit im Zeitmanagement sein, sondern ebenfalls ein Wissen über effektive Arbeitsmethoden und Managementmethoden wie OKR haben. Sollte der Projektmanager oder einer der Stakeholder Fragen oder Anmerkungen haben, können sie sich an den Projektleiter wenden.
2. Projektmanager: Der Projektmanager dagegen hat die Gesamtverantwortung für das Projekt. Er kümmert sich um den gesamten Ablauf und koordiniert die verschiedenen Teams und Mitarbeiter. Er kümmert sich um das Controlling innerhalb des Projekts, kann aber auch Anregungen zu Vorgehensweisen geben. Projektmanager kennen verschiedene Methoden.
3. Projektmitarbeiter: Projektmitarbeiter unterstehen dem Projektleiter und Manager. Ihre Rolle im Projekt ist die Ausführung bestimmter Arbeiten und Aufgaben, die ihnen vom Projektleiter zugeteilt werden. 

Daneben gibt es aber auch die externen Rollen, nämlich:

1. Kunde: Der Auftraggeber des Projekts. Er hat letztlich die Entscheidungsgewalt und gibt vor, in welche Richtung das Projekt gehen soll. 
2. Stakeholder: Weitere Personen, die in irgendeiner Weise mit dem Projekt in Berührung kommen. Das kann zum Beispiel ein Mitglied der Geschäftsführung sein, das zu dem Kunden einen guten Kontakt hält und daher möchte, dass das Projekt ein Erfolg wird. 

Was sind Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?

Zusätzlich zu motivierten Mitarbeitern und den passenden Projektmanagement-Methoden gibt es noch weitere Faktoren, die einen Einfluss darauf haben, ob das Projekt ein Erfolg wird oder nicht. Auch hierbei lässt sich zwischen internen und externen Faktoren unterscheiden.

Interne Erfolgsfaktoren:

1. Zielplanung: Beitrag zur Wertschöpfung im gesamten Unternehmen. Genau dieser Punkt darf nicht vergessen werden. Es kommt nämlich tatsächlich vor, dass Projekte nur aus PR-Gründen ins Leben gerufen werden.
2. Tätigkeiten und Aufgaben: Den Projektbeteiligten muss von Anfang an klar sein, welche Schritte sie zu dem Projekterfolg beitragen können und müssen.
3. Zeitliche Planung: Erfolgreiches Projektmanagement bedeutet außerdem, dass Projektmanager und/oder Projektleiter eine realistische Planung vorlegen. Dazu sollten Termine für die wichtigen Eckpunkte (Meilensteine) im Projekt festgelegt werden. 

Externe Erfolgsfaktoren:

1. Stakeholder: Wichtige Personen im Unternehmen müssen sich für das Projekt einsetzen. Verliert der Projektmanager den Rückhalt in der Unternehmensführung, wird vermutlich auch das Projekt kein Erfolg mehr. 
2. Infrastruktur: Im Unternehmen müssen die nötigen Ressourcen wie Budget zur Verfügung stehen. Außerdem brauchen die meisten Projekte Besprechungsräume oder andere Räumlichkeiten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
3. Fortschrittsanzeige: Je nach gewählter Projektmanagement-Methode kann das gesamte Projektteam von einer Anzeige des Projektfortschritts profitieren. So hat jeder Mitarbeiter jederzeit einen Überblick über die noch anstehenden Aufgaben und kann seinen eigenen Arbeitsalltag danach ausrichten. 

Häufig gestellte Fragen zum Thema Projektmanagement