Abschlussgespräch: Definition, Vorteile, Ablauf und Inhalte

Verlassen Beschäftigte das Unternehmen, bleiben dem Arbeitnehmer die Gründe für eine Kündigung eventuell verborgen. Dabei lassen sich aus den Anliegen und dem Feedback der ehemaligen Mitarbeiter häufig wertvolle Erkenntnisse erschließen. Ein Abschlussgespräch bietet die Möglichkeit, gemeinsam ein Fazit zu ziehen. Arbeitnehmer und Vorgesetzte können die Zeit reflektieren, die der Mitarbeiter im Unternehmen verbracht hat. So können sie Aspekte herausstellen, die positiv verlaufen sind und auf der anderen Seite Verbesserungspotenzial erörtern. Wie ein solches Gespräch am besten abläuft und wie Sie als Arbeitgeber handeln sollten, erfahren Sie in diesem Artikel. Dabei werden sowohl Gründe, wie auch Probleme und Lösungsansätze näher behandelt.

Was ist ein Abschlussgespräch?

Ein Abschlussgespräch, welches auch Exit-Interview genannt wird, stellt ein abschließendes Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und Unternehmen dar. In der Regel wird dieses vom Vorgesetzten geführt und dient zur Klärung offener Fragen oder auch dem Einbringen von Verbesserungsvorschlägen und Feedback.

Um ein ehrliches Feedback von Ihren Mitarbeitern erhalten zu können, ist die Art der Darstellung des Abschlussgesprächs entscheidend. Angestellte sollten das Exit-Interview als wirkungsvolle Option wahrnehmen, um ihre Anliegen loswerden und mit ihrer Rückmeldung effektiv etwas bewegen zu können.

Was sind die Vorteile eines Abschlussgespräches?

Ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, kann sich in vielerlei Hinsicht lohnen. Nicht nur in der Firma selbst können Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge umgesetzt werden, auch der Beschäftigte kann für sich Informationen gewinnen. So erhält der Arbeitnehmer ein Fazit über die Zeit, die er in der Organisation verbracht hat. Führungskräfte haben die Chance auf ein ehrliches und offenes Feedback aus der Sicht des Mitarbeiters.

Das Abschlussgespräch sollte so im Idealfall für beide Seiten einen Nutzen bringen. Die Meinung des Angestellten spielt hier die ausschlaggebende Rolle: Durch seine klare Rückmeldung können Vorgesetzte ihre Arbeit und die Umstände im Unternehmen auf Verbesserungsoptionen hin überprüfen und gegebenenfalls aktiv handeln.

Verdeutlichen ehemalige Mitarbeiter etwa ihre Unzufriedenheit über bestimmte Aspekte ihrer Arbeit oder des Betriebsklimas, können Führungskräfte genau an diesen Stellen eingreifen. Auf diese Weise erhalten Arbeitgeber die Möglichkeit, Kündigungen seitens kompetenter Fachkräfte zu verhindern und die allgemeine Zufriedenheit der Arbeitnehmer zu erhöhen.

Wie sollte das Abschlussgespräch gestaltet werden?

Arbeitnehmer sollten bei ihrem Exit-Interview nicht befürchten müssen, für ihre Aussagen sanktioniert zu werden. Wichtig ist es also, dass Sie als Führungskraft deutlich vermitteln, dass Sie von dem Feedback profitieren möchten und dankbar für die Ehrlichkeit und Offenheit Ihres Mitarbeiters sind. Dabei können einige Faktoren zur Qualität des Abschlussgesprächs beitragen:

Atmosphäre: Die Stimmung während des Gesprächs sollten Sie positiv gestalten, um dem Mitarbeiter seine Anspannung und gegebenenfalls seine Nervosität zu nehmen. Bekommt der Angestellte das Gefühl, dass Sie als Arbeitnehmer entspannt sind und ihn nicht für seine Aussagen bewerten, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass er aufgeschlossen agiert.
Transparenz: Offenheit sollten beide Seiten vorlegen, damit das Exit-Interview funktionieren kann. Legt der Arbeitgeber seine Gründe dar und zeigt dem ehemaligen Angestellten, welche positiven Auswirkungen die Rückmeldung haben kann, ist der Inhalt des Gesprächs für den Mitarbeiter besser nachvollziehbar. Vorgesetzte, die ihren Arbeitnehmern mit Aufrichtigkeit begegnen, können so mit einem Entgegenkommen seitens des Angestellten rechnen.
Sachlicher Umgangston: In einem Gespräch, in dem die Beteiligten unter anderem Probleme und Schwierigkeiten ansprechen, sollte die Kommunikation immer auf einem neutralen Level verlaufen. Durch das Äußern von Kritik und eventuellen Meinungsverschiedenheiten kann sich der Ton im Gespräch schnell ändern. Aus diesem Grund sollte immer auf Sachlichkeit und wertneutralen Austausch geachtet werden.

Diese Grundbausteine sollten die Basis des Abschlussgesprächs bilden. Führungskräfte können so zeigen, dass ihnen die Meinung der Angestellten wichtig ist und dass sie Interesse daran haben, Verbesserungsvorschläge umzusetzen.

Um die Transparenz zu verdeutlichen, sollten Vorgesetzte außerdem offenlegen, wer von den Inhalten des Gesprächs erfährt. Gegebenenfalls können Führungskräfte darauf hinweisen, dass sie die Anmerkungen anonymisiert mit Kollegen analysieren. Andernfalls sollten sie dem Mitarbeiter mitteilen, wer das Feedback bearbeitet. So kann der Angestellte entscheiden, wie er sich äußern möchte, und muss sich nicht im Nachhinein für Inhalte rechtfertigen.

Wie sollte das Abschlussgespräch inhaltlich aufgebaut werden?

Um tatsächlich Fakten herauszufinden, mit denen sich Verbesserungen erzielen lassen, sollten Sie als Personalverantwortlicher bestimmte Fragen stellen. Die Antworten des Angestellten geben Ihnen einen Einblick in die generelle Stimmung und die Einstellung der Arbeitnehmer in ihrem Unternehmen. Zudem zeigen sie Schwachstellen, Verbesserungsoptionen und Probleme auf.

Ablauf des Abschlussgespräches im Detail

Im Exit-Interview sollten Sie sich deshalb Schritt für Schritt mit den verschiedenen Elementen des Arbeitsalltags und der Arbeitsumstände befassen. Dabei liegt der Fokus auf den Aspekten, die den Arbeitgeber betreffen und die er beurteilen kann. Fünf wichtige Aspekte sind deshalb essenziell.

Bedürfnisse erfragen: Mit der Frage, was entscheidend für den Mitarbeiter war, seine neue Arbeitsstelle auszuwählen, erfragen Sie neutral die Wünsche des Angestellten. So kann er sachlich erläutern, was für ihn wichtig ist und welche Bedürfnisse er erfüllt haben möchte.
Die Zufriedenheit des Mitarbeiters ergibt sich unter anderem durch die Möglichkeiten, den Job bestmöglich ausführen zu können. Wie bewertet der ehemalige Mitarbeiter das Equipment im Unternehmen? Die Ausstattung und Einrichtung des Arbeitsplatzes kann die Effektivität stark beeinflussen und lässt sich zudem schnell ergänzen und verändern.
Merkmale der Firma: Lassen Führungskräfte ihre ehemaligen Angestellten die Kultur und die Merkmale des Unternehmens definieren, können sie ein gesamtheitliches Bild erhalten. So werden Stärken und Schwächen ersichtlich. Vorgesetzte können auf diese Weise gezielt Schwachstellen bearbeiten.
Führungskräfte sollten außerdem ermitteln, unter welchen Bedingungen ihre Mitarbeiter im Unternehmen geblieben wären: Vorschläge zur Verbesserung für die Zukunft lassen sich gut aus den Anliegen der Arbeitnehmer erschließen. Arbeitgeber können aus Szenarien erarbeiten, wie sie die Situation in der Firma verbessern können, um die Fluktuation zu verringern.
Kommunikationsmöglichkeiten: Vorgesetzte sollten zudem herausfinden, inwiefern Austauschoptionen in ihrem Unternehmen gegeben sind. Hat der Mitarbeiter vor seiner Kündigung bereits seine Unzufriedenheit vermittelt? Arbeitgeber müssen die Kommunikation in der Firma in gegebenem Fall verbessern oder anpassen, um sicher zu gehen, dass das Feedback frühzeitig in der Führungsebene angelangt.

Feedback analysieren und Arbeitsumstände optimieren

Erhalten Sie als Führungskraft Antworten auf diese fünf Punkte, sind Sie der Optimierung der Arbeitsumstände in Ihrem Unternehmen einen großen Schritt nähergekommen. Durch den offenen Austausch können Sie so verhindern, dass Mitarbeiter, die Sie behalten möchten, die Firma verlassen. Die Umsetzung der Anregungen hat das Potenzial, die allgemeine Effizienz und die Arbeitsmotivation im Unternehmen stark zu verbessern.

Um eine möglichst direkte und geradlinige Äußerung des Mitarbeiters im Abschlussgespräch zu erhalten, sollten Sie den richtigen Zeitpunkt wählen. Das Exit-Interview sollte am besten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses stattfinden. Der Angestellte sollte zum Zeitpunkt des Gesprächs also nicht mehr in der Firma beschäftigt sein.