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Absage: Wie Sie Bewerbern rechtssicher absagen

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Absage

Nimmt man an, dass auf eine Stelle 100 Bewerbungen kommen, so bedeutet das gleichzeitig: Es gibt eine Zusage und 99 Absagen. Eine Tatsache, die den Arbeitsalltag von Recruitern bzw. den der gesamten Personalabteilung prägt. Doch wie lässt sich eine Absage am besten gestalten? Und was müssen Sie beachten, wenn Sie Bewerbern rechtssicher absagen wollen? In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei der Formulierung von Absagen wichtig ist.

Rechtssichere Absage: Hintergrund und Relevanz

Absagen zu übermitteln, ist sicherlich nicht die beliebteste Aufgabe eines Personalers. Dennoch ist es wichtig, sich über die korrekte Formulierung einer Absage Gedanken zu machen. Zu beachten ist dabei natürlich: Jeder Bewerber weiß, dass die Gefahr einer abschlägigen Antwort auf seine Bewerbung besteht.

Aber: Die Frage nach dem Wie ist hier eine wichtige Komponente. Wenn sich ein Unternehmen gar nicht mehr auf eine Bewerbung meldet, ist das wohl die schlechteste Lösung – bedenkt man doch die Relevanz des Firmenimages zu Zeiten des Fachkräftemangels.

Schreibt ein HR-Mitarbeiter dann einen Ablehnungsbescheid an einen Kandidaten, so sollte er in puncto Rechtssicherheit so einiges beachten – das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verliert auch in diesem Punkt seine Gültigkeit nicht.

Es besagt, dass kein Mensch aufgrund seiner ethnischen Herkunft, Religion, sexuellen Identität, Behinderung oder seines Geschlechts diskriminiert werden darf. Damit wird das AGG vor allem für HR-Abteilungen zu einem sehr sensiblen Thema, das verschiedene Tätigkeitsbereiche eines Personalers tangiert. Diese sind beispielsweise:

  • Die Formulierung von Stellenausschreibungen
  • Die Durchführung eines Vorstellungsgesprächs
  • Der Umgang mit Mitarbeitern, die sich von Kollegen diskriminiert oder gemobbt fühlen
  • Die Erteilung von Absagen
Achtung: Beachtet das Unternehmen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz in diesen Punkten nicht, so kann das massive Schadensersatzklagen zur Konsequenz haben. Überaus wichtig ist daher, bei Unsicherheiten im Absagen- und Stellenausschreibungsmanagement, einen Arbeitsrechtler zurate zu ziehen.

Rechtssicher absagen: Wie geht das?

Wie schon erwähnt, ist das AGG eine überaus wichtige Grundlage im Personalbereich. Daher sollte man bei der Formulierung einer Absage diese Aspekte überdenken:

  • Tipp 1: Riskieren Sie keine Klage! Die allgemeine Empfehlung lautet, die abschlägige Antwort auf ein Bewerbungsschreiben gar nicht mehr zu begründen – können Sie damit doch jegliches Risiko auf eine Klage ausschließen. Aber Vorsicht: Nichtssagende und einheitliche Absageschreiben hinterlassen bei Bewerbern ein nicht gerade positives Bild vom Unternehmen. Sie werden sich eventuell nicht noch einmal bei diesem Betrieb bewerben: Fatal für das Recruiting und auch das Employer Branding. Daher sollte man im Einzelfall entscheiden, ob und wie sich eine individuelle Begründung formulieren lässt. Auf diesen Aspekt geht Tipp zwei genauer ein.
  • Tipp 2: Nennen Sie – wenn Sie eine Absagebegründung anfügen – keine diskriminierenden Gründe! Zwei Beispiele in diesem Sinne sind das Alter oder das Geschlecht. Daher sollten Sie nur Argumente anführen, die sich auf die Qualifikation oder den Arbeitsplatz beziehen. Dieser Tipp lässt sich vor allem bei Bewerbern anwenden, die sich persönlich in einem Vorstellungsgespräch präsentieren durften. Denn: Es ist selbstredend sehr zeitaufwendig, spezifische und individuelle Ursachen für die Absagen eines jeden Kandidaten zu nennen, die Sie nur über das Bewerbungsschreiben „kennengelernt“ haben.
Wichtiger Hinweis: Im Zweifel sollten Sie auf zu ausführliches Feedback verzichten. Kandidaten, die das Potenzial haben, auf eine andere Stelle zu passen, können Sie gezielt ansprechen. Formulieren Sie das Anliegen, die Bewerber in den Talent Pool aufzunehmen. Das drückt einerseits Wertschätzung gegenüber dem Kandidaten aus, hat aber auch einen praktischen Vorteil. Bei weiteren Stellenausschreibungen haben Sie womöglich die geeignete Besetzung in petto.

Negativbeispiel Absage: So nicht!

Aus den genannten Punkten ergibt sich ein Negativbeispiel. Formulierungen wie: „Wir haben uns aufgrund der körperlich sehr herausfordernden Tätigkeit für einen männlichen Kandidaten entschieden“ sollte man in einem abschlägigen Bescheid unter allen Umständen vermeiden. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um eine Absage per Brief oder per E-Mail handelt.

Doch auch widersprüchliche oder wechselnde Absagebegründungen können für ein Unternehmen fatal sein: Wenn der abgelehnte Kandidat Indizien vorlegen kann, die auf eine Benachteiligung im Sinne des AGG hinweisen, muss der Arbeitgeber im Gegenzug beweisen, dass nur sachliche Ursachen zur Absage des Bewerbers führten. Die sogenannte Beweispflicht fällt somit vom Bewerber auf das Unternehmen.

Außerdem kann die Beweispflicht weitere Konsequenzen nach sich ziehen: Muss das Unternehmen beweisen, dass es einen Bewerber ausschließlich aufgrund der geringeren Qualifikation abgelehnt hat, kann es verpflichtet werden, Auskunft über den eingestellten Arbeitnehmer zu erteilen. Diese Auskunftspflicht kann nur ein Arbeitsgericht anfordern – wenn Indizien für eine Verletzung des AGG bestehen.

Der Ton macht die Musik: Absagen höflich formulieren

Höflich bedeutet nicht gleich rechtssicher: Das ist aus den vorherigen Darlegungen deutlich geworden. Dennoch sollte man auch den Aspekt der Höflichkeit nicht unterschätzen – besonders zu Zeiten des War for Talents.

Vor allem bei Absagen ist es empfehlenswert, nicht ständig die gleiche Vorlage zu nutzen – Bewerber bemerken das nämlich und werden das Unternehmen sicher nicht mehr allzu positiv im Kopf haben. Daher gilt es, neben den rechtlichen Aspekten auch die Höflichkeit bzw. die Individualität eines Absageschreibens zu überdenken.

Diese Tipps zur Absage helfen sicher weiter:

  • Tipp 1: Verwenden Sie keine Standardschreiben! Vor allem bei Bewerbern, die an einem Assessment Center oder einem Vorstellungsgespräch teilgenommen haben, sollte die HR-Abteilung Standardvorlagen vermeiden. Nutzen Sie außerdem keine geschwollenen Phrasen oder Standardformulierungen. Begründen Sie die Ursachen für die Absage so offen wie möglich – ohne dabei die hier schon erwähnten arbeitsrechtlichen Aspekte außer Acht zu lassen.
  • Tipp 2: Sagen Sie persönlich ab! Ein Telefonat, bei dem Sie dem Kandidaten ein persönliches, individuelles und konstruktives Feedback geben, hilft nicht nur dem Bewerber weiter. Auch das Unternehmen profitiert durch ein positives Image, welches sicher auch zu zukünftigen Bewerbern durchdringt. Nach dem Telefongespräch können Sie die Bewerbungsunterlagen mit einem Absageschreiben natürlich trotzdem zurückschicken.

Fazit: Ja, Absagen zu erteilen, macht nicht gerade Spaß. Dennoch gehört es zum alltäglichen Geschäft eines Personalers. Wer sich bewirbt, muss auch davon ausgehen, dass er abgelehnt wird. Aber: Auch ein Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, keine Diskriminierung zu erfahren – auch nicht bei seiner Bewerbung.

Das hält auch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz aus dem Jahr 2006 fest. Daher gilt es vor allem für Mitarbeiter der Personalabteilung, bei der Formulierung von Absagen – neben der gebührenden Höflichkeit – auf arbeitsrechtliche Aspekte zu achten. Wer das missachtet, läuft Gefahr, auf Schadensersatz verklagt zu werden. Ein Risikofaktor, den Unternehmen mithilfe eines Juristen umgehen können.

Autor: Redaktion Personalwissen

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