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Abmahnung – gelbe Karte für Ihren Mitarbeiter

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Abmahnung ausstellen Arbeitgeber

Was ist eine Abmahnung und wozu dient sie? Zur Klarstellung: Eine Abmahnung ist keine Bestrafung Ihres Mitarbeiters. Stattdessen hat sie folgende Funktionen:

  • Mit einer Abmahnung machen Sie gegenüber Ihrem Mitarbeiter klar, dass Sie ein bestimmtes Verhalten nicht billigen (= Rüge- und Dokumentationsfunktion).
  • Für den Wiederholungsfall drohen Sie in Ihrer Abmahnung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung an (= Warnfunktion).

Ihr Mitarbeiter soll durch die Abmahnung wissen, was er falsch gemacht hat und wie er es in Zukunft richtig machen soll. Erst im nächsten Schritt ist – falls auch die Abmahnung nichts nutzt und Ihr Mitarbeiter sein gezeigtes Fehlverhalten wiederholt – unter Umständen eine Kündigung in Betracht zu ziehen.

Pflichten verletzt – in diesen Fällen dürfen Sie abmahnen

Eine Abmahnung kann viele Gründe haben. Entscheidend ist, dass Ihr Mitarbeiter schuldhaft gegen seine Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verstoßen hat.

Hierzu gehören etwa Störungen im Leistungsbereich, wie Schlecht- oder Minderleistungen Ihres Mitarbeiters, wie zum Beispiel

  • Arbeitsbummelei
  • Arbeitsverweigerungen
  • Berichtsheft nicht gepflegt
  • fehlerhafte oder nicht sorgfältige Arbeitsleistungen (= mangelhafte Arbeitsleistung)
  • Privattätigkeiten während der Arbeitszeit
  • unentschuldigtes Fehlen
  • Überstundenverweigerung
  • Verletzung der Anzeige- und Nachweispflicht bei Krankheit
  • verspätete Arbeitsaufnahme (= Unpünktlichkeit)

Es gibt aber auch sogenannte Störungen im betrieblichen Bereich, die Sie mit einer Abmahnung ahnden können. Verstößt Ihr Mitarbeiter gegen allgemeingültige Regeln Ihrer Firma, beispielsweise gegen eine betriebliche Ordnung oder den Betriebsfrieden, ist eine Abmahnung ebenfalls eine mögliche Reaktion. Dazu gehören beispielsweise:

  • Verstoß gegen das Alkoholverbot
  • extreme politische Meinungsäußerungen
  • Verstoß gegen das Verbot privater Internetnutzung
  • Missachtung der Autorität von Vorgesetzten
  • parteipolitische Tätigkeiten
  • Verstoß gegen das Rauchverbot

Falls Sie wegen des Fehlverhaltens Ihres Mitarbeiters kündigen wollen, ist eine Abmahnung – fast – immer Pflicht

Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung Ihres Mitarbeiters ist eine vorherige Abmahnung. Ihr Mitarbeiter muss im Regelfall vorher mindestens einmal abgemahnt worden sein. Erst wenn Ihr Mitarbeiter den abgemahnten Vertragsverstoß wiederholt hat, können Sie die verhaltensbedingte Kündigung tatsächlich aussprechen.

Achtung, Ausnahme! In diesen Fällen ist eine Abmahnung nicht erforderlich

Bei Störungen im Vertrauensbereich dürfen Sie grundsätzlich sofort zur verhaltensbedingten Kündigung greifen. Eine Abmahnung ist in diesen Fällen entbehrlich. Der Grund dafür ist, dass das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Mitarbeiter zerstört ist. Das gilt beispielsweise in folgenden Fällen:

  • eigenmächtiger Urlaubsantritt
  • eigenmächtige Urlaubsverlängerung
  • Diebstahl
  • Fälschung von Krankmeldungen
  • Fälschung von Reisekosten oder auch Reisekosten für Geschäftsreisen
  • Spesenbetrug
  • schwere persönliche Beleidigungen
  • Untreue
  • Unterschlagung oder
  • Zeiterfassungsbetrug

Wie Sie in 3 Schritten zu einer erfolgreichen Abmahnung kommen

Abmahnungen sind kein Hexenwerk. Gehen Sie in den 3 folgenden Schritten vor:

1. Schritt: Klären Sie den Sachverhalt und entscheiden Sie erst dann über die Abmahnung

Handeln Sie nie aus dem Bauch heraus, wenn es um Pflichtverstöße Ihrer Mitarbeiter geht. Die wichtigste Regel vor jeder Abmahnung lautet: Klären Sie den Sachverhalt, und zwar vollständig! Hierzu kann es sinnvoll sein, auch den Mitarbeiter anzuhören. Eine Anhörung des Mitarbeiters ist zwar keine Pflicht aber definitiv sinnvoll, um den Sachverhalt vollständig zu klären.

2. Schritt: Sorgen Sie bei Ihren Abmahnungen für präzise Formulierungen

Präzise Formulierungen sind wichtig. Werfen Sie Ihrem Mitarbeiter ein Fehlverhalten vor, sollten Sie dieses also möglichst genau beschreiben. Dabei sollten Sie vor allem sollten auf eine klare und verständliche Sprache setzen. Schildern Sie dabei präzise den Sachverhalt, den Sie konkret abmahnen. Ihr Mitarbeiter muss unmissverständlich wissen, welches Verhalten er in Zukunft ändern bzw. unterlassen soll.

Und das gehört in jede Abmahnung:

  • Ort und Datum
  • Name des Abgemahnten
  • Zeitpunkt oder -rahmen der Verfehlung
  • genaue Schilderung der Verfehlung
  • rechtliche Konsequenzen
  • Datum und Unterschrift des Arbeitgebers
  • Platz für Unterschrift des Arbeitnehmers

Alles, was in der Abmahnung einem Mitarbeiter vorgeworfen wird, muss tatsächlich nachweisbar sein. Deswegen sind ungenaue Formulierungen in einer Abmahnung fehl am Platz. Die Abmahnung sollte immer so konkret wie möglich formuliert sein, sodass Ihr Mitarbeiter genau weiß, was er falsch gemacht hat.

 

Falsch

Richtig

„Wegen des Ihnen bekannten Fehlverhaltens müssen wir Sie rügen.“ „Sie haben am … um … Ihren Arbeitskollegen Herrn Tom K. als ‚faule Sau’ bezeichnet und damit beleidigt.“
„Sie waren in letzter Zeit immer häufiger unpünktlich.“ „Sie sind an folgenden Tagen statt um 08:00 Uhr verspätet zur Arbeit erschienen:

…………………

…………………

………………….

Die entsprechenden Arbeitszeitnachweise haben wir in Kopie beigefügt.“

In letzter Zeit waren Sie bei der Arbeit öfters angetrunken.“ „Sie sind am … um … Uhr und am … um … Uhr, also jeweils nach der Mittagspause, alkoholisiert am Arbeitsplatz erschienen. Den Geruch einer Alkoholfahne können folgende Arbeitskollegen bestätigen:

……………………

……………………

……………………“

 

3. Schritt: Abmahnungen immer in Schriftform

Abmahnungen sind nicht formgebunden. Sie können sie also auch mündlich oder per E-Mail bzw. WhatsApp aussprechen. Sie sollten aber dennoch bei Abmahnungen auf die Schriftform setzen. Denn nur so können Sie später einwandfrei nachweisen, was Sie wann konkret abgemahnt haben. Das ist wichtig für einen eventuellen Kündigungsschutzprozess, dort kommt es nämlich auf den genauen Inhalt Ihrer Abmahnung an. Diesen müssen Sie dann als Arbeitgeber im Zweifelsfall eindeutig nachweisen können.

So bauen Sie Ihre Abmahnungen richtig auf

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Abmahnungen einem „Standard“ entsprechen. Das fängt bereits beim Aufbau der Abmahnung an. Ihre schriftliche Abmahnung sollte daher in die 5 folgenden Stufen gegliedert sein:

1. Einleitungssatz

Leiten Sie die Abmahnung richtig ein, beispielsweise durch den folgenden Einleitungssatz:

„Wir müssen Sie heute leider abmahnen, da Sie Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben. Dabei geht es um folgenden Sachverhalt: …“

2. Präzise Dokumentation des Sachverhalts:
  • Datum
  • Uhrzeit
  • konkret beanstandetes Verhalten
  • beteiligte Personen
  • Beweismittel und Zeugen

3. Warnfunktion Ihrer Abmahnung:

  • Präzise Beschreibung des Fehlverhaltens
  • klarer Hinweis auf verletzte arbeitsvertragliche Pflichten
  • Aufforderung, Arbeitsvertrag zukünftig einzuhalten

 4. Klare Androhung weiterer arbeitsrechtlicher Konsequenzen

  • Hinweis darauf, dass Sie nicht bereit sind, das gezeigte Verhalten zu tolerieren
  • ausdrückliche Androhung einer Kündigung für den Wiederholungsfall
5. Schlussformulierung
  • Hinweis auf Ablage in der Personalakte
  • Empfangsbestätigung durch abgemahnten Mitarbeiter
Tipp!

Die Empfangsbestätigung durch Ihren Mitarbeiter ist hier besonders wichtig. In der Praxis scheitern viele Abmahnungen daran, weil nicht zu beweisen ist, dass der Mitarbeiter das Abmahnungsschreiben auch wirklich erhalten hat. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter daher den Erhalt der Abmahnung auf dem gleichen Stück Papier (genauer: auf der Kopie des Abmahnungsschreibens) quittieren. Oder Sie haben einen Zeugen, der die Aushändigung der Abmahnung bestätigen kann.

☛ Download: Muster- Abmahnung

Wie oft Sie vor einer Kündigung abmahnen müssen

Es gibt keine klare Regel, wie oft Sie vor einer Kündigung den Mitarbeiter abgemahnt haben müssen. Stattdessen kommt es auf die Umstände oder das jeweilige Vergehen an. Aber: Bei geringfügigeren Vergehen sind in der Regel mehrere Abmahnungen erforderlich. Bei schweren Vergehen reicht oft eine Abmahnung.

Bei Abmahnungen gelten keine Fristen

Für Abmahnungen gelten keine gesetzlichen Fristen. Dennoch gilt: Wollen Sie das Fehlverhalten eines Ihrer Mitarbeiter abmahnen, sollten Sie auf gar keinen Fall monatelang damit warten. Sie bringen Ihrem Mitarbeiter gegenüber dadurch nämlich zum Ausdruck, dass sein Verhalten dann doch nicht so schlimm war, dass umgehend Maßnahmen ergriffen werden müssten. Handeln Sie deshalb schnell nach dem Vorfall, den Sie abmahnen wollen – am besten innerhalb der ersten 5 Arbeitstage.

Vorsicht vor Sammelabmahnungen!

Vermeiden Sie Sammelabmahnungen, in denen Sie mehrere Sachverhalte zusammenfassen und gemeinsam abmahnen. Stellt sich später nämlich heraus, dass in einer Sammelabmahnung auch nur ein Sachverhalt fehlerhaft ist oder nicht zur Abmahnung berechtigt, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Fertigen Sie für jeden Sachverhalt daher eine eigene Abmahnung.

Das sind die 4 Reaktionsmöglichkeiten Ihres Mitarbeiters auf die Abmahnung

Ihr Mitarbeiter kann folgendermaßen auf eine Abmahnung reagieren:

  • Er kann Sie auffordern, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Dem müssen Sie aber nicht folgen, wenn Sie von dem Inhalt der Abmahnung nach wie vor überzeugt sind.
  • Er hat das Recht zur Gegendarstellung und kann diese ebenso in der Personalakte ablegen lassen. Auch hierauf müssen Sie als Arbeitgeber nicht reagieren.
  • Er kann sich beim Betriebsrat oder auch beim Ihnen Arbeitgeber wegen ungerechter Behandlung beschweren.
  • Er kann auch Klage auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte erheben.
Wann Ihr Mitarbeiter einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung hat

Es gibt grundsätzlich keinen gesetzlichen Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte. Ausnahme: Ist die Abmahnung allerdings unberechtigt erfolgt, hat Ihr Mitarbeiter einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte.

Autor: Redaktion Personalwissen

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