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A1 Bescheinigung und A1 Verfahren: Entsendung ins Ausland

© Erwin Wodicka/wodicka@aon.at/Fotolia
A1 Bescheinigung, A1 Verfahren

Entsenden Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Ausland, geht es nicht nur um die Koordination des Auslandseinsatzes, sondern zugleich auch um handfeste, rechtliche Aspekte. Welche Rechtsgrundlage ist nun eigentlich bindend – die des Heimatlandes oder doch die des neuen Arbeitsortes des Arbeitnehmers? Solche sozialrechtlichen Unsicherheiten lassen sich umgehen, denn Grundlegendes dazu wird im A1 Verfahren geregelt. In diesem Artikel lesen Sie, was das A1 Verfahren und die A1 Bescheinigung sind, wie sich was umsetzen lässt und welche Neuerungen im Jahr 2019 damit einhergehen.

Entsendung ins Ausland: A1 Bescheinigung, um doppelte Beiträge zu vermeiden

Gerade bei international agierenden Unternehmen und Konzernen gehört die Entsendung von Mitarbeitern zum Tagesgeschäft. Der Sinn dahinter ist vielfältig – immer stehen dabei der Know-how-Gewinn und der Austausch von Fachwissen im Mittelpunkt. Nicht selten sind deshalb vor allem Fach- und Führungskräfte die Mitarbeiter, die vorübergehend ins Ausland gehen bzw. aus einem anderen Land kommen, um vor Ort in Deutschland zu arbeiten.

Entsendung: Definition, Unterschiede und Co.

Unter einer Entsendung versteht man, dass Beschäftigte eines deutschen Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum im Ausland arbeiten. Der Begriff lässt sich auch andersherum verstehen, nämlich dann, wenn ausländische Mitarbeiter nach Deutschland kommen.

Abhängig von der Länge des Auslandaufenthaltes unterscheidet man zwischen einer Dienstreise und einer Entsendung. Die rechtliche Grundlage für solche Entsendungen stellt das Gesetz über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen dar (kurz: Arbeitnehmerentsendungsgesetz, AEntG).

Die A1 Bescheinigung verhindert doppelte Beitragszahlung

Bei der Sozialversicherung gibt es jedoch eine Besonderheit: Arbeiten Deutsche im Ausland, so sind theoretisch nicht nur die deutschen Sozialversicherungsbeiträge verpflichtend, sondern auch die Beiträge im Ausland. Um hier Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu entlasten, sieht das europäische Gemeinschaftsrecht vor, dass nur die Beitragspflicht des „Heimatlandes“ – also Deutschland – verpflichtend ist.

Achtung: Dies gilt jedoch nur bei Entsendungen in ein EU-Land bzw. nach Liechtenstein, Island, Norwegen und in die Schweiz.

 

Die Entbindung von der doppelten Sozialversicherungspflicht erfolgt aber nicht automatisch, sondern erst mit der sogenannten A1 Bescheinigung. Um diese zu erhalten, müssen Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse (gesetzlich Versicherte) oder beim zuständigen Träger der Deutschen Rentenversicherung (privat Versicherte) einen Antrag stellen. Hierbei gibt es jedoch seit vergangenem Jahr weitreichende Neuerungen.

A1 Verfahren: Was ist das maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1?

Das neue maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 für Arbeitgeber bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Fortgeltung der deutschen Rechtsvorschriften bei einer Entsendung festzuschreiben. Das heißt konkret, dass für den im Ausland beschäftigten Mitarbeiter mit der A1 Bescheinigung weiterhin das deutsche Gesetz als Rechtsgrundlage bindend ist. Insbesondere mit Blick auf die soziale Sicherheit und die oben genannten Beiträge. 

Um festzulegen, dass die deutschen Rechtsvorschriften für den betroffenen Mitarbeiter auch im europäischen Ausland geltend sind, muss der Arbeitgeber aktiv werden. Er stellt einen Antrag auf die Ausstellung einer A1 Bescheinigung. Unternehmen können die Antragstellung auf zweierlei Weise abwickeln:

  1. Übertragung der relevanten Daten aus einem spezifischen Programm
  2. Über die elektronische maschinell erstellte Ausfüllhilfe lässt sich ebenfalls die Bescheinigung beantragen

Auf elektronischem Weg geht der Antrag dann bei der zuständigen Stelle ein. Gibt diese dann dem Antrag statt, erhält das entsendende Unternehmen die A1 Bescheinigung. In aller Regel geschieht das innerhalb von drei Arbeitstagen. Der Arbeitgeber händigt die A1 Bescheinigung dann an den Mitarbeiter aus.

A1 Bescheinigung ausstellen: Was ist jetzt neu?

Neu ist an dem Verfahren jetzt der digitale Aspekt der elektronischen Datenübermittlung und der Antragstellung direkt aus dem Abrechnungsprogramm heraus. Aufgrund der komplexen Umstellung und der umfassenden Vorbereitungszeit, die für Entwicklung, Implementierung und schließlich die Testphase vonnöten ist, wird das maschinelle A1 Verfahren stufenweise eingeführt.

  • Stufe 1: A1 Bescheinigungen, die ab dem Juli 2018 elektronisch beantragt wurden, werden ebenfalls elektronisch zur Verfügung gestellt.
  • Stufe 2: Ab Januar 2019 lassen sich A1 Bescheinigungen nur noch auf dem elektronischen Weg beantragen – mit jedoch einer Ausnahmeregelung.

Bis das A1 Verfahren vollständig eingeführt ist, können Arbeitgeber die Bescheinigung nach wie vor auf dem Papierweg beantragen.

Wichtiger Hinweis: Im Juni dieses Jahres einigten sich die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung auf eine Ausnahme. Es gibt eine Verlängerung des Übergangszeitraums. In begründeten Einzelfällen können Unternehmen bis zum 30. Juni 2019 die A1 Bescheinigung weiterhin auf dem postalischen Weg bzw. über Papieranträge beantragen. Aber: Dieser Kompromisslösung muss erst noch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales zustimmen, bevor die halbjährige Verlängerung eine kurzfristige Entspannung verspricht.

 

Auch öffentliche Arbeitgeber können übrigens das maschinelle Verfahren nutzen. Hierbei gelten jedoch Sonderregelungen. Bislang ist es noch nicht möglich, A1 Bescheinigungen für Beamte maschinell zu beantragen. Denn in diesem Fall sind sozialrechtliche Besonderheiten zu beachten.

Autor: Redaktion Personalwissen

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