Urlaub ist die bezahlte Freistellung von der Arbeitspflicht. Diese kommt nur zum Tragen, wenn der Arbeitnehmer statt der Freistellung gearbeitet hätte. Daher wird der Urlaubsanspruch auch anhand der (regelmäßigen) Arbeitstage berechnet und nicht nach den Kalendertagen. Was ganz einfach klingt, kann aber gerade in Schichtsystemen oder bei schwierigen Dienstplangestaltungen schwierig werden. Aber auch dann dürfen Sie nicht auf eine kalendertägliche Berechnung ausweichen, wie das Bundesarbeitsgericht im folgenden Fall nochmals klargestellt hat.

Urlaub aus dem laufenden Jahr verfällt grundsätzlich zum 31.12. des aktuellen, spätestens aber zum 31.3. des folgenden Jahres. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten vor beiden Terminen auf ausstehenden Urlaub hinweisen und auffordern, noch nicht beantragten Urlaub zu nehmen. Zudem müssen sie klarstellen, dass der Urlaub sonst verfällt. Tun sie das nicht, kann der Mitarbeiter gegebenenfalls Schadensersatz verlangen. Außerdem tritt der gesetzliche Urlaubsverfall so lange nicht ein, bis die Hinweispflichten erfüllt worden sind. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Pflicht so erfüllen, dass keine unvorhergesehenen Ansprüche auf Ihr Unternehmen zukommen.

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Nur in den wenigsten Arbeitsverhältnissen haben die Arbeitnehmer nur einen auf den gesetzlichen Mindesturlaub begrenzten Urlaubsanspruch. Meist wird den Mitarbeitern vertraglich oder tarifvertraglich mehr Urlaub gewährt. Hier stellt sich dann vor allem die Frage, ob die Urlaubsansprüche in besonderen Fällen zu unterschiedlichen Zeiten verfallen können.

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Auszubildende, die unentschuldigt fehlen, riskieren ihren Ausbildungsplatz. Das gilt natürlich erst recht, wenn die Fehlzeiten gravierend sind und zuvor schon Abmahnungen erfolgt sind. Es kann allerdings auch einen Grund für das Fehlen geben, der eine berechtigte Kündigung unmöglich macht. So war es in einem Fall, den das Arbeitsgericht Herne zu entscheiden hatte.

Endet ein Arbeitsverhältnis, sind verbliebene wechselseitige Ansprüche zu klären und abzuwickeln. Hierzu kann auch die Abgeltung des noch bestehenden Resturlaubs gehören, wenn dieser nicht bereits vollständig vom Arbeitnehmer genommen worden ist. Im Detail kann es dann zu Streitfragen kommen. Dies betrifft nicht nur die Frage, wie viel Resturlaub überhaupt besteht, sondern auch die konkrete Berechnung der Abgeltung selbst. Das Bundesarbeitsgericht hat im folgenden Urteil den genauen Berechnungsweg dargelegt.

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Viele Arbeitsverträge regeln heute ausdrücklich, wann übergesetzliche Urlaubsansprüche verfallen. So können Sie als Arbeitgeber deren Übertragung oder Abgeltung verhindern. Mangelnde Sorgfalt bei der Formulierung kann jedoch dazu führen, dass Sie sich beträchtlich schaden, wie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 15.7.2025 (9 AZR 198/24) zeigt. Lesen Sie hier, welche Vertragsklauseln zu Ihrem Vorteil wirken.

Der Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter im Kalenderjahr muss grundsätzlich auch innerhalb des Jahres genommen werden. Ist dies aus bestimmten Gründen nicht möglich, kann er auch noch im nächsten Kalenderjahr verwirklicht werden, verfällt jedoch dann spätestens Ende März, wenn keine günstigere Regelung vereinbart wurde. Etwas anderes gilt aber dann, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Langzeiterkrankung nicht fähig war, seinen Urlaub zu nehmen.

Vor allem in der zweiten Jahreshälfte haben viele Arbeitnehmer ihren bezahlten Jahresurlaub bereits aufgebraucht. Wenn diese Mitarbeiter nochmals frei nehmen wollen oder müssen, bleibt ihnen oft nur der unbezahlte Urlaub. Für Sie als Entgeltabrechner ist diese Art der Freistellung ein Grund, besonders aufzupassen – und den Beschäftigten auf mögliche Folgen hinzuweisen. Die Zahlung von Arbeitsentgelt entfällt für den Zeitraum des unbezahlten Urlaubs vollständig. Deshalb gibt es hierbei sozialversicherungsrechtlich einiges zu beachten. Erfahren Sie, wie Sie unbezahltem Urlaub betriebsprüfungssicher regeln.