Leser haben uns diese Frage gestellt – wir liefern die Antwort.

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Sie sind verpflichtet, Sachbezüge bei jeder Lohnabrechnung getrennt vom Barlohn im Lohnkonto aufzuzeichnen. Das Gleiche gilt für die einbehaltene Lohnsteuer.

Immer wieder entsteht Streit zwischen Mitarbeitern und Unternehmen, wenn die Beschäftigten freigestellt sind und die von Unternehmen gestellten Sachbezüge weiternutzen möchten. Lesen Sie hier, in welchen Fällen Beschäftigte ihre Sachbezüge auch während Freistellungen weiternutzen dürfen und welche Konsequenzen daraus für Ihre Abrechnung entstehen.

Erhalten Mitarbeiter Mahlzeiten oder Essenszuschüsse, ist diese Leistung normalerweise ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil. Das ist immer dann der Fall, wenn die Beschäftigten für die Mahlzeit nichts oder einen Betrag bezahlen, der unter dem amtlichen Sachbezugswert liegt. Diese steuerpflichtigen Essenszuschüsse dürfen Sie aber mit 25 % pauschal versteuern. Das sollten Sie nach Möglichkeit nutzen, denn die Pauschalierung hat Vorteile für Ihr Unternehmen und den Mitarbeiter.

Für kostenfreie oder vergünstigte Unterkünfte, die Ihr Unternehmen Beschäftigten zur Verfügung stellt, ziehen Sie ebenfalls amtliche Sachbezugswerte heran.

Manchmal scheitern Arbeitsverträge mittlerweile daran, dass Mitarbeiter für den neuen Arbeitgeber in eine Gegend ziehen müssen, in der sie keinen bezahlbaren Wohnraum finden. Noch schwieriger wird es für Beschäftigte aus dem Ausland. Auch für Azubis oder Mitarbeiter, die vorübergehend eingestellt werden, um an einem Projekt mitzuwirken oder eine Fortbildung zu absolvieren, ist die Situation oft prekär. Viele Arbeitgeber gehen deshalb neue Wege und stellen Mitarbeitern Unterkünfte zur Verfügung – zumindest für die erste Zeit. Sie als Entgeltabrechner sorgen dann dafür, dass diese Extras weder für Ihr Unternehmen noch für Beschäftigte zur Kostenfalle werden.

Fortbildungen, Konferenzen, Kundenbesuche: Im Rahmen von Auswärtstätigkeiten werden Mitarbeiter häufig ebenfalls auf Kosten des Arbeitgebers verpflegt. Auch in diesem Fall können Sie die amtlichen Sachbezugswerte zum Teil kostensparend anwenden. Lesen Sie hier, wie Sie dabei am besten vorgehen.

Verpflegung als Teil der Entlohnung liegt im Trend – in einer Kantine angeboten und kombiniert mit gesunder Ernährung, trägt Ihr Unternehmen auch noch zur betrieblichen Gesundheitsvorsorge bei. Aber auch, wenn Beschäftigte Essenszuschüsse erhalten oder die Möglichkeit bekommen, vergünstigt ein Mittagessen zu erwerben, kann Ihr Betrieb bei der Belegschaft punkten. Wichtig ist, dass Sie alle Leistungen richtig bewerten und dabei alle Möglichkeiten nutzen, um Kosten zu sparen.